Definindo o Cronograma

 

Sempre que você estiver fechando um negócio, o cliente irá perguntar: “quando você pode entregar o site todo pronto?” Normalmente, quando você dá uma resposta sincera, o cliente finge ter um ataque do coração. Este “ataque do coração” é normal, todo empresário deseja ter lucro no menor tempo possível, afinal, tempo é dinheiro.

Tudo que o cliente quer ouvir de você é: “Eu entrego seu site com 80 páginas e 5 sistemas amanhã”. Melhor ainda se você disser “Entrego tudo isso daqui a uma hora”. Infelizmente ainda existe webdesigner e programador que, para ver o cliente sorrindo e feliz, acaba se emocionando com o ataque fingido do cliente e cai na dele, dizendo que realmente pode entregar amanhã ou então muito antes do que uma pessoa normal conseguiria.

Para que você não tenha problemas com cronograma, irei dizer aqui como é minha forma de trabalho, acredito que seja a forma que pode lhe dar menos dor de cabeça.

Divida a produção de um site em etapas. Minha sugestão é:

1. Briefing: essa etapa é fundamental para que você tenha consciência do que o cliente quer em seus mínimos detalhes. Neste briefing, que nada mais é do que um jeito fresco de chamar um Questionário, você fará perguntas relacionadas ao design e aos sistemas que o cliente deseja. O ideal é que esse questionário seja feito antes de apresentar um orçamento ao cliente.

Aqui está o modelo de briefing que utilizo, pode usar à vontade este modelo, clicando aqui.

2. Produção de layout: corresponde a “cara” do site, ao seu design. Sugiro fazer primeiro a página da home e somente depois de aprovada, um modelo de página interna. Isso evita, em caso de desaprovação, que você tenha re-trabalho em dois layouts. Só comece a fazer o layout após o recebimento de todo o material gráfico disponibilizado pela empresa ( logotipo em vetorial, folders, imagens, etc )

3. Recorte do layout e montagem: é a hora de “fatiar” o layout, montando a página em html, em php, asp ou o que você achar melhor. É nessa hora que é feita a programação do CSS de acordo com o layout aprovado.

4. Inserção de conteúdo: é a hora de montar as páginas com o conteúdo disponibilizado pelo cliente. Caso o site seja todo dinâmico, pule essa etapa.

5. Inserção dos sistemas: depois de definido o layout, feito o recorte e montagem do layout, é hora de inserir o sistema, que pode ser de atualização de notícias, cms, reservas online, etc. Esse sistema pode ser feito em paralelo com as demais etapas, aparecendo nessa hora, quando será dado ao sistema a cara que o webdesigner definiu no layout.

6. Testes: depois do programador dizer “tá funcionando, tudo prontinho”, é hora de testar. E como sempre, nem tudo está funcionando. É normal isso ocorrer, isso acontece em qualquer empresa desse mundo. Mas o ideal é que você descubra o maior número de erros antes do cliente. Destine alguns dias para isso.

7. Apresentação para o cliente: ao apresentar o site para o cliente, não faça isso pensando que tudo dará certo. Geralmente o cliente sempre encontra um erro ou outro, ou então pede uma mudança ou outra.

8. Ajustes: muda dali, muda de lá, essa é a fase dos ajustes do site. Normalmente os clientes fazem listas de modificações e passam para você. Essas listas começam grandes e com o tempo vai diminuindo. Seu objetivo é fazer tudo com atenção para eliminar essa etapa o mais rápido possível.

9. Entrega do site: é a hora de colocar o site no ar e receber seu dindim. ( Sobre o dindim, falaremos na próxima aula como cobrar clientes difíceis de pagar, principalmente nessa hora ).

Sugiro você estipular um tempo de produção para cada etapa que citei. Exemplo de um site cujo tempo de produção é de 30 dias:

1. Briefing: 2 dias
2. Produção de layout: 4 a 5 dias
3. Recorte do layout e montagem: 4 dias
4. Inserção de conteúdo: 5 dias
5. Inserção dos sistemas: 5 dias
6. Testes: 2 dias
7. Apresentação para o cliente: 1 dia
8. Ajustes: 5 dias
9. Entrega do site: 1 dia

“Mas Bruno, como é que eu sei quanto tempo vai durar cada etapa?”

Bem, eu sei quanto tempo levo para fazer um layout, a montagem de um site, inserir conteúdo, etc. Somente a experiência será capaz de mostrar a você quanto tempo você levará para fazer cada etapa dessa.

Se você tiver uma equipe de trabalho, cada profissional também deverá saber quanto tempo irá levar para fazer cada etapa correspondente.

Você deve deixar claro sempre para o cliente que você levará X dias para produzir o site. Apresente as etapas do projeto, mostrando quantos dias você irá levar para concluir cada uma. Porém, deixe claro também que não está somado a esse tempo os dias que o cliente irá consumir para aprovar cada etapa, os dias gastos no seu retorno a respeito do layout, das modificações, nada disso é possível de se prever.

Por isso, se o cliente chegar para você dizendo:

– Mas amigo, eu preciso que o site esteja no ar em 15 dias!

Diga a ele:

– Olha… aqui está meu projeto, como você está vendo levarei 15 dias para produzi-lo. Porém não tenho como prever a data que você irá me entregar o material visual do site, o tempo que você levará para aprovar cada etapa e por isso, se eu disser a você que o site estará no ar em 15 dias, estarei mentindo. Como não quero sair daqui como mentiroso, minha experiência nisso diz que um site como esse não levará menos que 30 dias para ficar pronto, levando em conta meus 15 dias de produção mais os dias que você levará para me retornar, enviar o material, aprovar, etc.

O cliente nessa hora pode dizer:

– Mas vou colaborar com você não se preocupe.

– Se colaborar, tudo bem, se você aprovar tudo que eu lhe enviar, maravilha, se você enviar o conteúdo imediatamente, melhor ainda, aí sim poderei entregar o site em 15 dias. Porém, prevalece o aviso: um site é feito por 4 mãos, as minhas e as suas. Mantenho a previsão de até 30 dias, considerando os contratempos, as possíveis demoras de retorno e aprovação. Garanto somente que todos os prazos das etapas serão cumpridas.

Ao definir um cronograma com data final, faça a partir de cada etapa. Por exemplo: ao receber a aprovação do layout diga ao cliente “Bem, agora preciso de 4 dias para a montagem do layout, conforme o tempo de produção enviado inicialmente. Hoje é dia 1, irei entregar portanto no dia 4/09.”

Assim você vai cumprindo os prazos, a cada etapa, de acordo com o retorno do cliente e evitando dar uma data final, não cumprindo essa data muitas vezes por falta de colaboração do cliente, evitando sair como irresponsável, que não cumpre o que diz.

“Mas Bruno, e se o cliente demorar para entregar o material ou aprovar uma etapa?”

Cobre dele, cobre todo dia. E ainda diga “querido cliente, o projeto pode atrasar por conta disso. Já se passaram tantos dias e minha equipe está parada aguardando sua aprovação. Nos ajude, dedique um tempo para ver isso com carinho”.

Cliente adora ser cobrado dessa forma. Dá a entender que você está preocupado com o projeto dele e isso é muito positivo. Dessa forma você consegue acelerar também o processo, entregando o site no prazo e recebendo seu dinheiro mais rapidamente também.

CUMPRINDO PRAZOS

O webdesigner pode dar ao cliente prazos coerentes. Isso é ótimo. Mas e quando ele mesmo não cumpre esse prazo por pura incompetência. Veja este vídeo, mostrando uma situação infelizmente muito comum, que faz parte do DVD Profissão: Webdesigner

Bem, o que você viu no vídeo é um exemplo de falta de profissionalismo, amadorismo, algo que deve ser exterminado de nossa profissão.

Não pensem que eu nunca atrasei um projeto. Isso que vou dizer já cheguei a dizer um artigo: sempre digo ao cliente a data que vou entregar determinado serviço e no final cito a seguinte observação: ”Essa data será cumprida a não ser que:

01. Eu morra.

02. O computador exploda.

03. O HD queime.

04. Eu esteja internado no hospital

05. Meus pais vierem a se hospitalizar

Se não acontecer nenhuma dessas cinco opções, o serviço será entregue na data prometida.

O que me impressiona é como o profissional freelancer consegue atrasar uma data. A partir do momento que você não depende de ninguém, que o serviço só depende de sua mão de obra, como é que se consegue atrasar um serviço?

Quando digo ao cliente que vou entregar o projeto no dia X, eu consigo fazer essa previsão baseada na minha agenda, no meu tempo e na minha rotina diária. Atrasos de um dia são considerados normais. Mas uma semana não.

Agora quando se trabalha com outros profissionais, aí a coisa muda. Você passa a depender de outras pessoas. E confesso, já sofri muito com isso.

Foi preciso cerca de 5 anos para escolher os profissionais freelancer que hoje trabalham comigo. Nesses cinco anos, trabalhei com dezenas de programadores.

Primeiro vamos mostrar algumas formas de agir corretamente ao definir um cronograma com o cliente.

01. Seja sincero.

Tem gente que fala que vai entregar amanhã para agradar o cliente.

Mas se você sabe muito bem que imprevistos acontecem e que existe a probabilidade de você não conseguir entregar amanhã, dizer isso ao cliente pode deixá-lo feliz naquele momento, mas depois o tiro sai pela culatra. O efeito será reverso. Sua imagem queimará mais rápido que papel higiênico embebido em álcool num ambiente rico em oxigênio.

Se você só puder entregar daqui a uma semana, fale para o cliente. Se no meio do caminho você perceber que não tem condições de entregar na data acordada, ligue para o cliente e converse sobre sobre o problema antes dessa data. Depois da data não vai adiantar dizer que não entregou “porque tive um problema de saúde” ou “porque tinha muito trabalho urgente pra fazer”. Aliás, essa última desculpa é uma das mais terríveis. Demostra total falta de compromisso e atenção ao cliente.

02. Diga NÃO aos trabalhos urgentes.

Essa história de trabalho urgente é outro motivo grave para o atraso de projetos. É necessário fazer boicote a esse tipo de serviço.

Sempre digo: “É urgente? Ligue 190.” Urgências são atendidas pelo Corpo de Bombeiros, pelos paramédicos, pela Polícia. Você não é bombeiro muito menos policial, você é um webdesigner.

Se você for pegar um trabalho “urgente”, você deverá pensar nos projetos que estão à frente da linha de produção. Mesmo que o trabalho “urgente” tenha um valor maior que os cinco outros que estão na frente da fila, você deverá pensar da seguinte forma: será válido me queimar com cinco clientes diferentes por causa de um só? Conquistar um cliente é tão difícil hoje em dia para perdê-lo assim tão fácil. Perder cinco clientes por causa de um, imagine…

E ao cliente do trabalho “urgente” diga assim: “Você gostaria que eu atrasasse o seu projeto colocando um outro projeto na sua frente pela urgência que o outro necessita?”.

03. Se você pode entregar amanhã, diga que vai entregar daqui a três dias.

Afinal, imprevistos acontecem. Dessa forma, você evita atrasar os projetos por causa de um pneu do carro que furou, um dia inteiro na fila do banco, por causa de reuniões “urgentes” ( olha a urgência aí de novo atrapalhando tudo), etc. Então, se você tem certeza que pode fazer aquele serviço em um dia, prometa ao cliente que entregará em três dias.

Você poderá até acabar antes e surpreender o cliente.

Só são três dicas simples. Se você tiver esses cuidados, com cronogramas ou agendas semanais, anotando e cumprindo todas as datas, tendo disciplina e seguindo a risca o que prometeu, esse tipo de situação deixará de ocorrer. Não vamos deixar essa imagem negativa da falta de compromisso fazer parte da imagem da nossa profissão.

Artigo extraído de www.brunoavila.com.br.

 

 

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